- القيام بأعمال السكرتارية والمتابعة في مكتب الرئيس التنفيذي وتنظيم وتسهيل كافة الأمور الإدارية للمدير التنفيذي بكفاءة عالية و عن تقديم اعمال السكرتارية والاعمال الكتابية والادارية للجمعية ودعمها من اجل ضمان توفير الخدمات بكفاءة وبطريقة فعالة وتوفيرالدعم
الاداري الي الادارة من خلال اجراء و تنظيم الواجبات الادارية والانشطة بما في ذلك تلقي ومعالجة المعلومات .
- تنظيم مواعيد المدير التنفيذي سواء كانت داخلية أو خارجية.
- تنسيق الاجتماعات وتحضير أجندات العمل ومحاضر الاجتماعات ومتابعتها.
- طباعة المراسلات والتقارير الخاصة بالمدير التنفيذي.
- حفظ المراسلات والتقارير.
- إجراء الاتصالات الخاصة بالعمل والرد على جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بالمدير التنفيذي .
- متابعة المذكرات الداخلية والتأكد من تحضير كافة البيانات والتقارير.
- استقبال البريد العادي والإلكتروني وعرضه على المدير التنفيذي.
- يقرأ ويحلل المذكرات الواردة والتقارير من أجل تحديد أهميتها وخطة التوزيع الخاصة بهم .
- تنظيم الملفات والمحافظة علي وثائق وسجلات وتقارير الجمعية .
- الاجابة علي الاستفسارات الهاتفية والتعامل معها بطريقة سليمة.
- الترحيب باالزوار وتحديد ما اذا كان ينبغي ان تساعدهم في الوصول إلى أفراد معينين.
- إعداد الردود علي المراسلات التي تحتوي علي الاستفسار ات الروتينية .
- يؤدي واجبات المكتب العام مثل طلب المعدات والحفاظ علي انظمة ادارة السجلات واداء العمل الأساسي للدفاتر .
- إعداد جدول الأعمال وتقديم الترتيبات الأزمة لاجتماعات الموظفين.
- امتثال المحاضر وتوزيع محاضر الاجتماعات
- ينظم وينسق الاجتماعات والمؤتمرات وترتيبات السفر وغيرها.
- يستطيع استخدام الاجهزة المكتبيه (الفاكس-الة التصوير الاسكانر -أجهزة العرض الأساسية ).
- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة .
- يؤدي واجبات اخري ذات صلة بما يكلف به.
- كتابة ونسخ المراسلات بكافة أنواعها مثل: رسائل خارجية، مذكرات داخلية، تعاميم.
- إعداد وكتابة التقارير.
- طباعة وتنسيق النصوص باستخدام MS Word.
- التنظيم الفني للملفات ( التصنيف، الترميز، إعداد الفهارس اللازمة للاسترجاع).
- القيام بتنظيم الأوراق بداخل الملفات وتقديم خدمة الاسترجاع.
- القيام بأعمال الفرز والترحيل والإتلاف للملفات التي انتهى العمل بها وفقاً لنظام الجهة.
- التخطيط والتنظيم والإشراف على أعمال المكتب.
- استخدام البريد الالكتروني الداخلي والخارجي للجهاز.
- استخدام شبكة الانترنت.
- استخدام برنامج الاتصالات الإدارية الآلي.
- استخدام أجهزة وبرامج الأرشفة الإلكترونية.
- إعداد القوائم المالية باستخدام برنامج آكسل.
- إعداد العروض التقديمية باستخدام برنامج باوربوينت.
- إعداد قوائم البيانات باستخدام برنامج الآكسس.
- القيام بعمليات محاسبة بسيطة
- القيام بأعمال العلاقات العامة ( الاستقبال، المراسم، البروتوكول) في مجال العلاقات العامة.
- إدارة فريق التطوع وتنسيق مهامهم
Job Details
| Date Posted: | 2015-04-20 |
| Job Location: | Riyadh, Saudi Arabia |
| Job Role: | Secretarial |
| Company Industry: | Other |
| Monthly Salary: | US $500 |
Preferred Candidate
| Career Level: | Entry Level |
| Gender: | Male |
| Nationality: | Saudi Arabia |
Apply Now - Jobs in Saudi Arabia - Jobs in Jeddah , Saudi Arabia - Jobs in Riyadh, Saudi Arabia - Secretarial Jobs in Saudi Arabia - Search All Jobs
المصدر Jobs in Saudi Arabia | Bayt.com